Die Zufriedenheit von Bewerbern mit dem Bewerbungsprozess ist zu einer wichtigen Kennzahl im Recruiting geworden. Viele Unternehmen haben damit begonnen, ihre Bewerbungswege zu verbessern und zu optimieren. Doch wie kann die Zeitarbeit die Candidate Experience verbessern? Welche Wege gibt es für Personaldienstleister, Kandidaten zufriedener zu stellen und besser auf ihre Wünsche und Bedürfnisse einzugehen?

Als der geschätzte Kollege Christoph Athanas gemeinsam mit Prof. Peter M. Wald von der HTWK Leipzig im Jahr 2014 die erste deutsche Candidate Experience Studie vorstellte, war das Raunen in den Personalabteilungen von Flensburg bis Garmisch nicht zu überhören. Von – vornehm ausgedrückt – suboptimalen Erlebnissen war da die Rede: Bisweilen bekamen Bewerber gar keine Rückmeldung auf ihre Bewerbung, oftmals dauerte der erste Schritt zu einer Rückmeldung einige Wochen, und wenn es zum Gespräch kam, war dies auch nicht immer von Enthusiasmus auf Seiten der Arbeitgeber geprägt. Kurzum: Die Wertschätzung gegenüber Bewerbern schien „ausbaufähig“.

Es wurde viel diskutiert und viel geschrieben rund um die Bewerbererfahrungen, die Candidate Experience. So kam es auch, dass in der HR-Szene 2015 zum „Jahr der Kandidaten“ erkoren wurde. Kaum ein Barcamp, kaum ein Kongress, bei denen es nicht darum ging wie der gemeine Bewerber in den Mittelpunkt allen Handelns gestellt wurde.

Sicherlich: Zahlreiche Unternehmen haben viel getan, um ihre Prozesse zu optimieren, neue Technologien einzuführen. Doch längst nicht alle. Und so scheint es auch heute noch Gang und Gäbe, dass Bewerber zwar Zeit und Energie in ihr Angebot, für ein Unternehmen zu arbeiten (gemeinhin auch „Bewerbung“ genannt“), stecken – aber weder Rückmeldung noch Wertschätzung dafür ernten, dass sie dem Arbeitgeber beim Wettbewerb um gute Mitarbeiter ein gehöriges Stück entgegenkommen.

Schade eigentlich.

Auch die Personaldienstleistungsbranche tut sich mit positiven Bewerbererlebnissen leider etwas schwer. Beim Expertentag Zeitarbeit 2016 in Köln habe ich mich mit einigen Geschäftsführern und Führungskräften aus der Branche unterhalten und in einem Vortrag zusammengefasst wie die Zeitarbeit Bewerberzufriedenheit schaffen kann.

Sieben „Quick Wins“ für bessere Candidate Experience in der Zeitarbeit

1.) Funktioniert unser (technischer) Bewerbungsprozess eigentlich?

Die Zeitarbeit lebt in vielen Bereichen von niedrigqualifizierten Jobs. Sage nicht nur ich, sondern auch die Bundesagentur für Arbeit. Also darf der Prozess für einen Bewerber nicht zur Rocket Science ausarten. Wenn schon ein Online-Bewerbungsformular, dann bitte ein einfaches. Ohne Schnick-Schnack, und ohne Daten abzufragen, die sie für eine erste Einschätzung(!) eh nicht brauchen. 70% der Bewerber ziehen laut Candidate Experience Studie sowieso eine Bewerbung per E-Mail vor. Oder Sie machen es wie die Bäckerei Ströck in Wien. Die haben für Verkäufer (m/w) die klassische Bewerbung abgeschafft und dafür ein Karrierezentrum in der Wiener Innenstadt eröffnet. Hinkommen, miteinander sprechen, Job kriegen. So einfach kann das sein.

2.) Vergessen Sie Ihren Bewerberbogen. Echt jetzt!

Leider immer noch ein Klassiker in der Zeitarbeit: „Guten Tag, schön, dass Sie da sind. Füllen Sie doch einfach mal den Bewerberbogen aus, ich bin dann gleich bei Ihnen.“ Ernsthaft? Erst mal einen Bogen ausfüllen? Kennen wir eigentlich nur vom Amt. Wir sind aber Dienstleister. Also schaffen Sie das Ding ab. Oder – und das ist das Mindestmaß an Wertschätzung: Füllen Sie den Bogen gemeinsam mit Ihrem Kandidaten aus. Im Gespräch erfahren Sie sowieso mehr, als auf einem A4-Blatt steht. Und stellen Sie sich gerne mal selbst die Frage: „Wie würde es auf mich wirken, wenn ich auf der Suche nach einem neuen Job als erstes mit Formularen begrüßt werde?!??“

3.) Realistische Jobdarstellung

Was erwartet den neuen Mitarbeiter wirklich? Was sind seine geplanten Aufgaben im Kundenunternehmen, wie setzt sich das Team zusammen? Und wie „tickt“ der Kunde eigentlich? Das sind Standards, die Ihr neuer Kollege oder Ihre neue Kollegin auf jeden Fall von Ihnen erfahren sollte. Ohne Schönfärberei, ohne missverständliche Formulierungen. Denken Sie dran: Je besser Sie Ihren Mitarbeiter informieren, desto größer ist die Chance, ihn zufrieden im Job zu machen. Und das bedeutet für Sie weniger Fluktuation, bessere Ergebnisse – und damit ein besseres Ergebnis. Auch finanziell.

4.)   Der richtige Umgang mit abgelehnten Bewerbern

Nicht jeder Bewerber passt auf den aktuell verfügbaren Job. Aber vielleicht auf den nächsten. Oder übernächsten. Auch wenn eine Absage nicht vermeidbar ist, freuen sich gute Kandidaten über Wertschätzung und offene Kommunikation. Und die kann durchaus auch AGG-konform stattfinden. Ein respekt- und stilvoller Umgang sind entscheidend – und gibt Ihnen die Chance auf eine zweite Bewerbung oder eine Anstellung zu einem späteren Zeitpunkt.

5.)   Messen Sie Ihre Candidate Experience

Zahlen, Daten, Fakten. In der Betriebswirtschaft etwas ganz Natürliches, im Bewerbungsprozess (leider) noch viel zu wenig verbreitet. Ein Feedbackbogen ist einfach zu gestalten, alternativ finden Sie bei Haufe eine gute Vorlage zur individuellen Anpassung auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse. Ach ja: Vergessen Sie bitte nicht, auch abgelehnte Bewerber nach ihren Erfahrungen mit Ihrem Bewerbungsprozess zu fragen. Da lauert wertvolles Optimierungspotenzial!

6.)   Einsatzbegleitung am ersten Tag

Auch einer der Klassiker in der Zeitarbeit: Die Einsatzbegleitung zum Beginn eines neuen Kundenauftrags. Eine schöne Geste, die aus meiner Erfahrung jedoch vor allem im Sinne des Kunden abläuft. Der Personaldienstleister als Mittler zwischen Kunde und Mitarbeiter? Was halten Sie von einem Perspektivenwechsel? Als Arbeitgeber sind Sie Mittler zwischen Mitarbeiter und Kunden. Ihr Kollege steht im Mittelpunkt – also auch die Frage, ob Sie Themen für ihn klären können, wo Sie ihn noch unterstützen können, ob er noch Fragen zum Kunden oder zu seinen Tätigkeiten hat. Take good care of your employees.

7.)   Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Feedback zu seiner Bewerbung

Wie haben Sie den Kandidaten im Bewerbungsprozess erlebt? Was ist Ihnen positiv aufgefallen, was hat Ihnen weniger gut gefallen? Sprechen Sie mit mit dem Bewerber, geben Sie ihm Feedback. Unabhängig davon, ob Sie ihn eingestellt haben oder ob es nicht zum Arbeitsvertrag kam. Denn mit jedem Feedback öffnen Sie Potenziale. Für Ihr Gegenüber und für sich selbst.

Sieben schnell umsetzbare Tipps für mehr Bewerberzufriedenheit in der Zeitarbeit. Ohne großen Aufwand realisierbar, ohne große Kosten implementierbar. Mit dem Ziel, mehr Wertschätzung und Verbindlichkeit zu geben – und dem Ergebnis, durch bessere Bewerber, klarere Gespräche und mehr Empfehlungen belohnt zu werden.

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